Pada gambar di atas merupakan bentuk layout yang ada pada business english letter. Dari gambar diatas, pada bagian tersebut berikut ini adalah penjelasan dari bagian yang ada pada English business letter
1. Letter Head
Pada bagian letter head yang berfungsi untuk memberikan suatu informasi dari mana surat tersebut tercantum kepada pembaca surat. Jika surat berasal dari suatu instansi tertentu, maka akan tecantum asal nama instansi di antaranya alamat, dari informasi tersebut pembaca dapat menghubungi atau membalas kepada pengirim surat berserta alamat yang sesuai dengan alamat pengirim.
Contoh Letter Head untuk suatu instansi :
2. Date
Pada bagian date untuk menampilkan keterangan tanggal, bulan, serta tahun surat tersebut.
Contoh :
| 14 September 2005 |
- American style
Untuk penulisan tanggal dalam bahasa gaya Amerika pada tanggal dan tahun menggunakan angka dan pada bulan boleh menggunakan huruf dengan menempatkan penulisan bulan, tanggal, dan tahun.
Contoh :
| 14 September 2005 |
| 14-9-05
|
- British style
Untuk penulisan tanggal dalam bahasa gaya British sama dengan penulisan tanggal dalam bahasa Indonesia, yaitu tanggal, bulan dan tahun pada penulisan tanggal dalam bahasa gaya British ditambahkan akhiran bilangan pada tanggal seperti 1st, 2nd, 3rd, 4th.
Contoh :
| 14th September, 2005
|
3. Enclosure
Pada bagian enclosure jika surat lebih di cantumkan dari satu lembar. Agar bertujuan untuk memastikan para pembaca mengetahui berapa lembar surat yang untuk dibaca sebagai contoh pada surat tersebut tercantum sebuah lampiran atau tidak.
Contoh :
| Enclosure: Purchase Order 8080 |
4. Subject
Pada bagian subject berisi untuk memberitahukan perihal dari tujuan surat dari pembuat surat kepada pembaca surat.
Contoh :
| Subject: Order No 332 |
5. Inside Address
Pada bagian inside address berisi tentang informasi berupa nama, alamat, kode pos dan kepada siapa surat tersebut akan di kirim.
Contoh :
| Mr. Skotjanvic 12 Victoria Street Manchaster MN6 GREAT BRITAIN |
6. Salutation
Pada bagian salutation berisi salam penghormatan kepada pembaca surat.
Contoh :
| Dear Mr Skotjanovic |
- British style
Untuk penulisan tanggal dalam bahasa gaya British pembuat tidak diijinkan untuk menggunakan tanda baca apapun pada penulisan salam, kecuali menggunakan tanda baca koma.
Contoh :
| Dear Mr Skotjanovic, |
- American style
Untuk penulisan dalam bahasa gaya Amerika pembuat tidak diijinkan menggunakan tanda baca apapun pada penulisan salam, kecuali menggunakan tanda baca titik dua.
Contoh :
| Dear Mr Skotjanovic: |
7. Body Of The Letter
Pada bagian body of the letter merupakan isi dari surat yang terbagi dalam beberapa paragraf berupa tujuan dari pengirim kepada penerima surat. Paragraf pertama yang berisikan tentang pernyataan sopan santun, kemudian paragraf selanjutnya menerangkan ke dalam pembahasan utama, lalu berisikan informasi latar belakang secara detail dari pembuat surat, paragraf penutup menjelaskan apa dari isi dari semua paragraf untuk penerima untuk memstikan agar tujuan dari surat tersebut sesuai dengan apa yang di utarakan.
Contoh :
8. Complementary Close
Pada bagian compelmentary close berisi ucapan salam penutup kepada pembaca surat.
Contoh :
| Yours Sincerely, |
- American style
Untuk penulisan dalam bahasa gaya Amerika disesuaikan atau sama dengan tanda baca pada salutation. Jika tanda baca koma (,) pada akhir nama pada salutation, maka complementary close juga memakai tanda baca koma (,)
Contoh :
| Yours Sincerely, |
- British style
Untuk penulisan dalam bahasa gaya British Pada penulisannya apakah nama penerima surat pada salutation dicantumkan atau tidak. Untuk memakai nama penerima surat pada Salam Pembuka, maka salam penutupnya contohnya (Yours sincerely) atau (Sincerely yours). Jika tidak maka nama penerima pada Salam Pembuka, yaitu Salam Penutupnya contohnya (Yours faithfully) atau (Faithfully yours).
9. Signature
Pada bagian signature merupakan tanda tangan dari pembuat surat agar surat tersebut resmi untuk dibuat kepada penerima.
Contoh :
10. Carbon Copy Notation
Menginformasikan bahwa surat tersebut di kirim lebih dari satu tujuan kepada penerima yang terkait.
Contoh :
| cc : The Supervisor |
11. Postcript
Digunakan untuk mempermudah pemeriksaan kembali jika pemeriksaan tersebut diperlukan. Lalu merupakan catatan singkat bagian bawah kiri dibawah tembusan (jika ada). Inisial ditempatkan di sebelah kiri. Contoh penulisannya yaitu P.S
II. Form And Style Of English Business English Letter
Full Block Business Letter
Dalam format fullblock business letter seluruh teks terletak di bagian kiri. Dan juga semua bagian suratnya terletak pada rata kiri.
Semiblock Business Letter
Dalam format semiblock business letter seluruh teks berada di bagian kiri lalu pada setiap awal paragraf diberikan satu spasi. Kemudian bentuk paragraph sama dengan bentuk Indented style. Dari semua bagian surat yang diketik berbentuk lurus. Kecuali pada isi surat. Setiap alinea diketik sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea lainnya tidak diberi jarak pada semiblock business letter.
Modified Block Business Letter
Pada format modified block business letter letak teks berada di bagian kiri, untuk alamat penulis, tanggal, dan penutup , signature terletak pada di bagian kanan.
Indented style
Bentuknya hampir sama dengan penulisan surat pada umumnya namun pada bagian tertentu bentuknya agak bervariasi. Bentuk suratnya dari indented style ke dalam bertekuk atau bergigi. Penulisan alamat pada indented style tidak sejajar terletak di sebelah kiri atas. Posisi tanda tangan disebelah kanan. Inside address biasanya ditulis setelah tanggal dan sebelum reference yang terletak di sebelah kiri atas.
Hanging style
sama seperti semi block style, namun hanya berbeda penulisan setiap paragraf pada isinya. Pada semi block style, isi dari setiap paragraf pada baris pertama agak sedikit masuk ke dalam. Sedangkan pada hanging style berlawanan dengan semi block style pada penulisan paragrafnya.
Sumber :
-www.scribd.com
-www.wikipedia.com
-www.google.com
-www.dailywritingtips.com
-www.usingenglish.com
