Pada gambar di atas merupakan bentuk layout yang ada pada business english letter. Dari gambar diatas, pada bagian tersebut berikut ini adalah penjelasan dari bagian yang ada pada business English letter :
1. Letter Head
Pada bagian letter head yang berfungsi untuk memberikan suatu informasi dari mana surat tersebut tercantum kepada pembaca surat. Jika surat berasal dari suatu instansi tertentu, maka akan tecantum asal nama instansi di antaranya alamat, dari informasi tersebut pembaca dapat menghubungi atau membalas kepada pengirim surat berserta alamat yang sesuai dengan alamat pengirim.
Contoh Letter Head untuk suatu instansi :
2. Date
Pada bagian date untuk menampilkan keterangan tanggal, bulan, serta tahun surat tersebut di buat.
Contoh :
14 September 2005
|
- American style
Untuk penulisan tanggal dalam bahasa gaya Amerika hanya menggunakan angka dengan menempatkan penulisan bulan, tanggal, dan tahun.
Contoh :
14-9-05
|
- British style
Untuk penulisan tanggal dalam bahasa gaya British sama dengan penulisan tanggal dalam bahasa Indonesia, yaitu tanggal, bulan dan tahun pada penulisan tanggal dalam bahasa gaya British ditambahkan akhiran bilangan pada tanggal seperti 1st, 2nd, 3rd, 4th.
Contoh :
14th September, 2005
|
3. Enclosure
Pada bagian enclosure jika surat lebih di cantumkan dari satu lembar. Agar bertujuan untuk memastikan para pembaca mengetahui berapa lembar surat yang untuk dibaca sebagai contoh pada surat tersebut tercantum sebuah lampiran atau tidak.
Contoh :
Enclosure: Purchase Order 8080
|
4. Subject
Pada bagian subject berisi untuk memberitahukan perihal dari tujuan surat dari pembuat surat kepada pembaca surat.
Contoh :
Subject: Order No 332
|
5. Inside Address
Pada bagian inside address berisi tentang informasi berupa nama, alamat, kode pos dan kepada siapa surat tersebut akan di kirim.
Contoh :
Mr. Skotjanvic
12 Victoria Street
Manchaster MN6
GREAT BRITAIN
|
6. Salutation
Pada bagian salutation berisi salam penghormatan kepada pembaca surat.
Contoh :
Dear Mr Skotjanovic
|
- British style
Untuk penulisan tanggal dalam bahasa gaya British pembuat tidak diijinkan untuk menggunakan tanda baca apapun pada penulisan salam, kecuali menggunakan tanda baca koma.
Contoh :
Dear Mr Skotjanovic,
|
- American style
Untuk penulisan tanggal dalam bahasa gaya Amerika pembuat tidak diijinkan menggunakan tanda baca apapun pada penulisan salam, kecuali menggunakan tanda baca titik dua.
Contoh :
Dear Mr Skotjanovic:
|
7. Body Of The Letter
Pada bagian body of the letter merupakan isi dari surat yang terbagi dalam beberapa paragraf berupa tujuan dari pengirim kepada penerima surat. Paragraf pertama yang berisikan tentang pernyataan sopan santun, kemudian paragraf selanjutnya menerangkan ke dalam pembahasan utama, lalu berisikan informasi latar belakang secara detail dari pembuat surat, paragraf penutup menjelaskan apa dari isi dari semua paragraf untuk penerima untuk memstikan agar tujuan dari surat tersebut sesuai dengan apa yang di utarakan.
Contoh :
8. Complementary Close
Pada bagian compelmentary close berisi ucapan salam penutup kepada pembaca surat.
Contoh :
Yours Sincerely,
|
- American style
Untuk penulisan tanggal dalam bahasa gaya Amerika disesuaikan atau sama dengan tanda baca pada salutation. Jika tanda baca koma (,) pada akhir nama pada salutation, maka complementary close juga memakai tanda baca koma (,)
Contoh :
Yours Sincerely,
|
- British style
Untuk penulisan tanggal dalam bahasa gaya British Pada penulisannya apakah nama penerima surat pada salutation dicantumkan atau tidak.
9. Signature
Pada bagian signature merupakan tanda tangan dari pembuat surat agar surat tersebut resmi untuk dibuat kepada penerima.
Contoh :
10. Carbon Copy Notation
Menginformasikan bahwa surat tersebut di kirim lebih dari satu tujuan kepada penerima yang terkait.
Contoh :
cc : The Supervisor
|
11. Postcript
Postcript terletak berada di sebelah kiri bawah. Pada postscript tersebut merupakan pemberitahuan pembuat surat tersebut pada Postcript atau yang biasa disingkat P.S bertujuan agar mendapat perhatian dari penerima surat dari alamat surat yang dituju. Tetapi para pembuat untuk menghindari pada penulisan postscript di karenakan tidak dianjurkan.
II. Form And Style Of English Business English Letter
Full Block Business Letter
Dalam format fullblock business letter seluruh teks terletak di bagian kiri.
Semiblock Business Letter
